コミュニケーション戦略スキル (ハーバード・ビジネス・レビュー・ブックス)
より
会議は誰しもが何気なく開催しているものだが、会議に対する明確な方針を持っていなければ、全員の時間を無駄にしてしまう。
1. 周知徹底的機能
書類で伝達できる種類の、純粋に事実に関する情報を伝達するための会議は時間の無駄である。
その情報を特定の人から直接聞いたり、その情報を十分に理解するために、ある程度の説明やコメントが必要な場合はその限りではない。
2. 建設・創造的機能
新しい企画立案を必要とする場合、メンバーはそのもてる知識、経験、判断力、アイデアを総動員して提案、発表することが要請される。
3. 執行責任の配分機能
メンバーがそれぞれすべきことを決定した後、プランを遂行する責任の分担を行う。
理想的には、議事予定は政策に始まり、行動計画に終わるという形が望ましい。
4. 制度的フレームワークの整備機能
組織のフレームワークや、体系的な規則、日常業務、手順などは、制度的機能の面で鍵を握っているリーダーが、全員でその決定を行うか、少なくとも決定を確認していなければならない。
議案の各項目に「報告事項」「討議事項」「決定すべき事項」といった表題がついていることが望ましい。
無駄な会議は、多くの人の時間を無駄にし、会社に大きな損害をもたらしていることを強く意識したい。
