「よいメールの整理の仕方教えて」
という同僚の相談から、改めて整理してみました。
Outlookを使って以下のようなことをしています。
まずは仕分け機能です。
c.c.のメールはccフォルダに仕分けて、後でまとめて確認します。
タイトルで一式にまとめて読むので効率的だし、重要でないものは読みません。
ただし、
重要な人物からのメールであれば、
c.c.であろうとも、無条件で通常の受信トレイに仕分けします。
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また、
本文に自分の名前が登場する場合
もメインの受信トレイに仕分けます。
この場合、○○さん や ○○様 で仕分けると、
自分宛てなのに、c.c.で送られてくる場合も取りこぼさないで済みます。
ちなみにメールマガジンや、
社内システムから送られるメールも適切に仕分けし、
メインの受信トレイに入るメールを極力少なくします。
次にメール処理後の整理です。
処理が終わったメールは、あらかじめ用意した個別のフォルダに手動で移動します。
後から探しやすいからです。
個別のフォルダに入れないでよさそうなものは、
Doneというフォルダにいれてしまいます。
個別のフォルダは、プロジェクト別、業務別に分けます。
対応が必要だけど、すぐに処理できない場合、ToDoフォルダに入れます。
〈現状の問題点〉
1. 仕分け用フォルダの数が多い。
2. 受信トレイに処理できないメールが長期間残っており、ToDoフォルダが機能していない。
理由は、ToDoにあるメールも多く、定期的に見る気にならないからです。
〈解決策〉
1. フォルダの階層を減らし、フォルダ数そのものも減らす。
例えば、Projectというフォルダがあると、その下の階層に、Project1, Project2...があり、その下の階層に、カテゴリ1, カテゴリ2...があるのですが、各カテゴリの配下にあるメールはさほど多くなく、探しやすいようで、探すのが大変です。
検索機能を使うのであれば、階層は少ない方がシンプルに検索できそうです。
あとは余計なフォルダは極力作らないようにします。
フォルダを作るのは簡単な作業です。
2. ToDoフォルダと塩漬フォルダの活用
今までも塩漬フォルダは存在するのですが、運用が徹底していないので、これを徹底します。
1) すぐに処理できないメールはToDoへ移動
(こうすることで極端な話、受信トレイはいつも空っぽです)
2) ToDoの中でも優先順位をフォルダ分けして、優先順位の高いものは、定期的にチェック
3) 結局、対応がペンディングになってしまったようなものは、塩漬フォルダへ移動。
もはや忘れてしまってよいものは、削除(ローカルに移動)。
ポイントはいかに受信トレイにあるメールを少なくできるかです。
受信トレイのメールがゼロにできたときの爽快感はありますね。
あとは、メールを後から探すときに、検索機能がうまく使えるようなフォルダ構成にしておきます。
階層が深く、フォルダ吸うが多いと、Outlookの場合、検索がしづらいです。