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The abstract by hinak

仕事、趣味、家族についてまとめます。




メール整理の仕方

仕事 情報管理

「よいメールの整理の仕方教えて」

という同僚の相談から、改めて整理してみました。
 

Outlookを使って以下のようなことをしています。

 

まずは仕分け機能です。

c.c.のメールはccフォルダに仕分けて、後でまとめて確認します。
 
タイトルで一式にまとめて読むので効率的だし、重要でないものは読みません。
ただし、

重要な人物からのメールであれば、

c.c.であろうとも、無条件で通常の受信トレイに仕分けします。

 

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また、

本文に自分の名前が登場する場合

もメインの受信トレイに仕分けます。
 
この場合、○○さん や ○○様 で仕分けると、
自分宛てなのに、c.c.で送られてくる場合も取りこぼさないで済みます。
 
ちなみにメールマガジンや、
社内システムから送られるメールも適切に仕分けし、

メインの受信トレイに入るメールを極力少なくします。

 
次にメール処理後の整理です。
処理が終わったメールは、あらかじめ用意した個別のフォルダに手動で移動します。
後から探しやすいからです。
 
個別のフォルダに入れないでよさそうなものは、

Doneというフォルダにいれてしまいます。

 
個別のフォルダは、プロジェクト別、業務別に分けます。
 
対応が必要だけど、すぐに処理できない場合、ToDoフォルダに入れます。
 
〈現状の問題点〉
1. 仕分け用フォルダの数が多い。
2. 受信トレイに処理できないメールが長期間残っており、ToDoフォルダが機能していない。
理由は、ToDoにあるメールも多く、定期的に見る気にならないからです。
 
〈解決策〉

1. フォルダの階層を減らし、フォルダ数そのものも減らす。

 
例えば、Projectというフォルダがあると、その下の階層に、Project1, Project2...があり、その下の階層に、カテゴリ1, カテゴリ2...があるのですが、各カテゴリの配下にあるメールはさほど多くなく、探しやすいようで、探すのが大変です。
検索機能を使うのであれば、階層は少ない方がシンプルに検索できそうです。
 
あとは余計なフォルダは極力作らないようにします。
フォルダを作るのは簡単な作業です。
 

2. ToDoフォルダと塩漬フォルダの活用

 
今までも塩漬フォルダは存在するのですが、運用が徹底していないので、これを徹底します。
 
1) すぐに処理できないメールはToDoへ移動
(こうすることで極端な話、受信トレイはいつも空っぽです)
 
2) ToDoの中でも優先順位をフォルダ分けして、優先順位の高いものは、定期的にチェック
 
3) 結局、対応がペンディングになってしまったようなものは、塩漬フォルダへ移動。
もはや忘れてしまってよいものは、削除(ローカルに移動)。
 
ポイントはいかに受信トレイにあるメールを少なくできるかです。
受信トレイのメールがゼロにできたときの爽快感はありますね。
 
あとは、メールを後から探すときに、検索機能がうまく使えるようなフォルダ構成にしておきます。
階層が深く、フォルダ吸うが多いと、Outlookの場合、検索がしづらいです。